Guide des subventions du fonds Nouvelles frontières en recherche – volet Exploration

Le programme du fonds Nouvelles frontières en recherche utilise le Guide d’administration financière des trois organismes comme source de lignes directrices générales sur l’admissibilité des dépenses et l’utilisation des fonds pour payer les coûts directs de la recherche. Le présent guide énonce les exceptions à ces lignes directrices en ce qui a trait aux subventions au titre du volet Exploration et précise la marche à suivre lorsque les règlements et les politiques des organismes subventionnaires diffèrent les uns des autres. Ce document doit être utilisé de pair avec le Guide d’administration financière des trois organismes, puisque seules les exceptions et les précisions distinguent les deux documents, le reste de leur contenu étant identique. Si vous avez des doutes sur l’admissibilité d’une dépense donnée, veuillez communiquer avec l’équipe du fonds Nouvelles frontières en recherche. (Vous trouverez des renseignements sur les règlements concernant l’utilisation de la partie de la subvention destinée à couvrir les coûts indirects de la recherche dans le site Web du Fonds de soutien à la recherche.)

Prolongation pour l’utilisation des fonds au-delà de la période de validité de la subvention

Le programme du fonds Nouvelles frontières en recherche prévoit une prolongation automatique d’un an pour les subventions du volet Exploration.

Remarque sur les professeurs auxiliaires

Les professeurs auxiliaires peuvent utiliser leur subvention sans restriction.

Dépenses rétroactives

Les frais engagés entre la date de l’annonce de l’octroi de la subvention sur le site Web des organismes et la date d’entrée en vigueur de la subvention sont admissibles.

Dépenses liées à la rémunération

Dépenses liées à la rémunération admissibles

Salaires

• Le salaire offert aux stagiaires postdoctoraux, à titre d’appui, est accordé pour une période maximale de trois ans.
• Les dépenses liées aux salaires ci-dessous sont admissibles seulement pour les chercheurs principaux, cochercheurs principaux et cocandidats désignés affiliés à un collège canadien admissible :
  • le salaire d’un professeur à temps partiel ayant un contrat de moins de trois ans avec l’établissement pour réaliser les activités de recherche; la rémunération totale (salaire à temps partiel et montant supplémentaire versé à même la subvention du fonds Nouvelles frontières en recherche) ne peut dépasser celle d’un professeur à temps plein (calculée sur une base annuelle ou horaire);
  • les salaires et les avantages sociaux non discrétionnaires du personnel technique et professionnel qui réalise les travaux de recherche ou du personnel chargé du transfert des technologies et des connaissances – remarque : les salaires et les avantages sociaux non discrétionnaires des administrateurs de la recherche ainsi que du personnel chargé du développement commercial ne sont pas admissibles;
  • une partie des coûts liés à la réduction de la charge d’enseignement (jusqu’à concurrence de 9 000 $ par cours par semestre, pour chaque professeur ou l’équivalent de 0,1 équivalent temps plein), afin de remplacer les professeurs pour leur permettre de participer aux projets de recherche financés;
  • les salaires* des étudiants des collèges, y compris les avantages sociaux non discrétionnaires ou les allocations* pour leur permettre de participer aux projets de recherche appliquée.

Allocations

• Les allocations offertes aux stagiaires postdoctoraux, à titre d’appui, sont limitées à une période maximale de trois ans.
• Les allocations des chercheurs invités, jusqu’à concurrence de 2 000 $ par mois pour une période maximale de 125 jours par année (frais de déplacement et de séjour en sus).

Autres types de dépenses liées à la rémunération admissibles

• allocations de détachement;
• salaire des coordonnateurs de projet, jusqu’à concurrence de 10 p. 100 de la valeur de la portion de la subvention attribuée aux coûts directs;
• paiement à des patients partenaires en recherche, comme il est indiqué dans Points à considérer lorsqu’une rétribution est accordée à des patients partenaires en recherche.

• dans un contexte où le patrimoine culturel ou les traditions établies l’exigent;
• dans un contexte de courtoisie officielle.

Dépenses non admissibles

• Les paiements à des praticiens en exercice qui désirent participer à la recherche à temps partiel, ou à des personnes qui désirent participer à la recherche à titre de chercheurs et qui touchent déjà une rémunération pour des activités d’enseignement ou de services ne sont pas admissibles.
• Les demandes d’allocation de détachement ne seront pas étudiées dans les cas suivants :
  • contribuer au salaire des individus détenant un poste de recherche universitaire rémunéré;
  • défrayer les coûts du temps d’enseignement pour permettre à l’individu de participer à la recherche (voir la remarque ci-dessus concernant les exceptions pour les chercheurs de niveau collégial);
  • compléter le salaire ou remplacer une partie du salaire d’un chercheur en congé sabbatique de son poste principal.

Report de versements ou d’engagements annuels d’une subvention

Le report du versement ou des engagements annuels a pour conséquence de prolonger la période de validité de la subvention et de permettre au titulaire de réorganiser ses activités. La durée du report doit être de 12 ou de 24 mois et le total de toutes les périodes de report ne peut pas excéder 2 ans. La date de fin initiale de la subvention est modifiée en conséquence.

Aucun report de la date de début d’une subvention par rapport à la date de début qui est indiquée dans la description de la possibilité de financement n’est permis pour les subventions du volet Exploration. Pour présenter une demande de report d’un engagement annuel, le titulaire de la subvention doit soumettre une demande écrite à NFRF-FNFR@chairs-chaires.gc.ca aux fins d’examen.

Cessation de la subvention

Les organismes mettront fin à une subvention lorsque le titulaire n’occupe plus un poste admissible dans un établissement admissible, à moins que la subvention soit transférée à un cochercheur principal admissible. L’autorisation d’un tel transfert est à la discrétion exclusive des organismes.

Congés de maternité, congés parentaux, congés de maladie ou congés familiaux pour raisons médicales aux titulaires de subventions

Les politiques générales de l’établissement relatives aux congés de maternité, aux congés parentaux, aux congés de maladie et aux congés familiaux pour raisons médicales s’appliquent.

Les organismes reconnaissent qu’un congé prolongé accordé à un titulaire d’une subvention par un établissement peut avoir une incidence sur le programme de recherche d’une personne et offrent les options ci-après.

• Lorsqu’un titulaire a pris un congé prolongé, il peut demander :
  • une prolongation de la période autorisée pour utiliser les fonds du soutien accordé dans le cadre de la subvention actuelle pour une période maximale de deux ans;
• Le titulaire peut participer à un concours de subvention de recherche de la façon habituelle.

Les demandes de fonds sont assujetties à la disponibilité des fonds du programme du fonds Nouvelles frontières en recherches, s’il y a lieu, et à l’approbation du fonds Nouvelles frontières en recherche.

Transfert de fonds entre établissements

Un transfert de fonds survient habituellement lorsqu’un établissement principal qui a reçu directement des fonds d’un organisme, transfère, avec l’autorisation du titulaire de la subvention, une partie ou la totalité de ces fonds à un établissement secondaire dans le but de faciliter la collaboration de recherche entre un titulaire de subvention et le cotitulaire de l’établissement secondaire. Le transfert des fonds de recherche peut se faire selon deux scénarios différents. Dans le premier scénario, le transfert se fait entre un établissement principal admissible et un établissement secondaire admissible. Dans le cadre du deuxième scénario, le transfert se fait entre un établissement principal admissible et un établissement secondaire non admissible Les transferts de subventions incluent les transferts de fonds et de responsabilités. Les factures, les contrats et les avances comptables ne sont pas considérés comme des transferts de subventions.

Pour être admissible, un établissement doit répondre aux critères d’admissibilité au financement de l’organisme et signer l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

Un établissement principal admissible est celui qui reçoit directement les fonds de subvention. Un établissement secondaire est celui auquel les fonds doivent être transférés. Il peut s’agir d’un établissement admissible ou non.

Les subventions du fonds Nouvelles frontières en recherche ne peuvent pas être transférées à des collaborateurs. En cas de transfert à un établissement secondaire admissible, ce dernier assume les responsabilités de l’établissement principal relativement aux fonds de la subvention ou de la bourse à transférer. Un établissement principal qui transfère des fonds à un établissement secondaire non admissible conserve toutes les responsabilités et obligations redditionnelles relatives aux fonds. L’établissement principal doit également examiner et fusionner le formulaire 300 et veiller à produire une lettre d’entente avec l’établissement secondaire avant de transférer les fonds.

Transfert de fonds d’un établissement principal à un établissement secondaire admissible

À la demande du titulaire de la subvention, l’établissement principal qui souhaite transférer des fonds à un établissement secondaire admissible doit obtenir une lettre d’entente de transfert de fonds signée par l’établissement secondaire, dans laquelle les deux parties s’engagent à respecter certaines obligations. L’information relative à la lettre d’entente de transfert de fonds et aux exigences à respecter est énoncée dans la Liste de contrôle pour le transfert de fonds d’un établissement principal à un établissement secondaire admissible.

Transfert de fonds d’un établissement principal à un établissement secondaire non admissible

Un nombre croissant de titulaires de subvention mènent la recherche avec des chercheurs, des étudiants et du personnel de recherche affiliés à des établissements secondaires non admissibles. Ce type de transfert reconnaît la légitimité du transfert de fonds d’établissements principaux à des établissements secondaires non admissibles, à la condition que ces transferts soient effectués de manière responsable et suivent de bonnes pratiques de gestion financière, pour lesquelles les normes minimales sont décrites dans la présente politique. 

La responsabilité première de l’établissement principal consiste à utiliser et à surveiller les fonds transférés à un établissement secondaire non admissible. Toutefois, cette responsabilité doit être partagée entre l’établissement principal et l’établissement secondaire non admissible, selon les modalités de la lettre d’entente de transfert de fonds.

L’établissement principal qui souhaite transférer des fonds à un établissement secondaire non admissible doit obtenir une lettre d’entente de transfert de fonds signée par l’établissement secondaire non admissible, où les deux parties s’engagent à respecter certaines obligations. L’information relative à la lettre d’entente de transfert de fonds et aux exigences à respecter est énoncée dans la Liste de contrôle pour le transfert de fonds d’un établissement principal à un établissement secondaire non admissible (IRSC et CRSH uniquement).

Fonds non dépensés

Toutes les subventions versées sont réputées comme ayant un détenteur primaire, à savoir le titulaire, dont le nom figure sur l’avis de subvention.

Toutes les subventions qui n’ont pas été renouvelées ou prolongées, toutes celles auxquelles on a mis fin et toutes celles qui visent des projets qui ont été menés à bien peuvent contenir des fonds non dépensés attribués dans les années antérieures ou au cours de l’exercice en cours, ou ces deux possibilités. Elles peuvent également inclure des fonds non dépensés pour des coûts indirects associés à la subvention visant le projet. Les organismes devront ajuster le versement suivant à l’établissement, en fonction des fonds de l’exercice en cours qui ne seront pas nécessaires aux fins pour lesquelles ces fonds ont été attribués, ou demander un remboursement si aucun futur versement n’est prévu.

Tous les fonds non dépensés à la fin de la période autorisée pour utiliser les fonds doivent être retournés au CRSH. Lorsque des fonds non dépensés sont retournés au CRSH, un formulaire 300 signé précisant le solde non dépensé correspondant au montant du remboursement doit accompagner le chèque.