Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information
Du 1^er avril 2023 au 31 mars 2024

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Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est l’organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

La Loi sur l’accès à l’information confère à la population canadienne le droit d’accéder aux documents relevant de l’administration fédérale, conformément aux principes selon lesquels les renseignements gouvernementaux devraient être accessibles au public, les exceptions nécessaires au droit d’accès devraient être limitées et précises et les décisions concernant la communication des renseignements gouvernementaux devraient être examinées indépendamment du gouvernement.

Aux termes de l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information, la personne responsable de toute institution fédérale doit, à chaque exercice financier, préparer un rapport sur l’application de cette loi au sein de l’institution et le soumettre au Parlement.

En vertu de l’article 20 de la Loi sur les frais de service, l’autorité compétente doit déposer un rapport au Parlement sur les frais perçus par les institutions.

Ce rapport annuel est déposé au Parlement en vertu de l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service; il décrit comment le CRSH a administré ses responsabilités pendant la période de déclaration.

Administration de la Loi sur l’accès à l’information

Au CRSH, la ou le gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et Opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à l’administration de cette loi pour satisfaire aux diverses exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada se rapportant à la Loi. Cette personne est appuyée par deux analystes des politiques et un agent de l’AIPRP. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et sa ou son gestionnaire relève de la personne chargée de la direction générale de cette division.

Le CRSH n’avait aucun accord de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information en 2023-2024.

Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont gérées par le bureau de l’AIPRP. D’autres divisions du CRSH peuvent répondre à d’autres demandes d’information non officielles, selon la situation. Le bureau de l’AIPRP détient les dossiers complets de l’ensemble des demandes liées à la Loi sur l’accès à l’information reçues au cours des deux dernières années.

La Division de la stratégie et du rendement organisationnels, le bureau de la présidente ou du président, la Division de la planification des programmes et des opérations, la Division des ressources humaines et la Division des opérations financières du CRSH sont chargés de veiller à ce que les exigences en matière de publication proactive relevant de leurs compétences respectives soient respectées.

Au sein de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels, le bureau de l’AIPRP supervise la publication proactive des dossiers d’information préparés à l’intention des nouvelles administratrices générales et des nouveaux administrateurs généraux ou des personnes équivalentes, des rapports déposés au Parlement et des dossiers d’information préparés en vue de la comparution de ces personnes devant un comité du Parlement.

Le bureau de la présidente ou du président supervise la publication proactive des titres et numéros de référence des notes de service préparés pour une administratrice générale ou un administrateur général ou une personne équivalente, tels qu’ils ont été reçus par leur bureau.

La Division de la planification et des opérations des programmes supervise la publication proactive des subventions et des contributions supérieures à 25 000 dollars.

La Division des opérations financières supervise la publication proactive des frais de voyage et d’accueil de certains fonctionnaires et des contrats conclus par le gouvernement du Canada pour des montants supérieurs à 10 000 dollars.

Quand cela est jugé nécessaire, la présidente ou le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente régulièrement des rapports à la personne chargée de la direction générale de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels, laquelle tient la personne à la vice-présidence des Affaires générales au courant. Cette dernière présente l’information à la présidente ou au président, au besoin.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou de plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, une conseillère ou un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l’experte-conseil ou l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.

Arrêté de la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

L’arrêté de délégation de pouvoirs actuel a été approuvé le 13 avril 2022. L’arrêté confère aux titulaires des postes suivants tous les pouvoirs et fonctions confiés à la personne responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ces titulaires de poste se rapportent au CRSH :

• Vice-présidence, Affaires générales
• Direction générale, Stratégie et rendement organisationnels
• Direction, Opérations organisationnelles
• Gestion, AIPRP et Opérations organisationnelles
• Analyse des politiques, AIPRP, Opérations organisationnelles

Rapport statistique de l’exercice financier 2023-2024

Le CRSH a reçu 12 demandes officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l’exercice 2023-2024, une importante diminution par rapport à l’exercice 2022-2023, au cours duquel il en avait reçu 54.

De ces demandes, cinq provenaient du milieu universitaire, trois, du milieu des affaires et trois, du public. Une demande était de source inconnue. Au 31 mars 2024, une demande reste active, elle a été reçue au cours de l’exercice 2023-2024 et est conforme aux délais fixés par la Loi, y compris les prorogations autorisées en vertu de la Loi.

Des 12 demandes fermées au cours de la période visée par le présent rapport, trois ont nécessité moins de 15 jours et quatre, de 16 à 30 jours. Une demande a été fermée dans un délai de 31 à 60 jours, et quatre autres ont été fermées dans un délai de 61 à 120 jours. Cette année, le CRSH a fermé 58 p. 100 des demandes au cours des 30 jours suivant leur réception, et la totalité des demandes a été traitée dans les délais prescrits par la Loi, y compris les prorogations autorisées en vertu de la Loi.

Dans 8 p. 100 des 12 demandes traitées, les documents ont été communiqués en totalité et dans 67 p. 100 des cas, ils l’ont été en partie.

Selon les statistiques, le CRSH a appliqué diverses dispositions d’exemption au cours de l’exercice 2023-2024. Les dispositions d’exemption utilisées à plusieurs reprises dans le cadre d’une même demande ne sont signalées qu’une seule fois par demande. En ordre descendant, le CRSH a le plus souvent eu recours aux articles 19(1), 20(1)(b), 21(1)(a) et 21(1)(b), 23, 16(2) de même qu’à l’article 16(2)(c).

Dans deux cas, aucun document correspondant à la demande n’a été trouvé. Une demande a été transférée à une autre institution du gouvernement du Canada en 2023-2024.

Neuf demandes d’accès à l’information informelles ont été reçues et traitées par le bureau de l’AIPRP au cours de l’exercice. Une demande informelle reçue en 2022-2023 a été fermée en 2023-2024.

Le CRSH a reçu et traité huit demandes de consultation d’autres établissements ou organismes gouvernementaux en 2023-2024. Toutes les consultations ont été complétées dans un délai de 1 à 15 jours.

Frais

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Le ministère recueille cinq dollars par demande. Les revenus totaux recueillis au cours de l’exercice 2023-2024 étaient de 40 dollars. Les frais d’application de 5 $ sont les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information.

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016 et aux modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information le 21 juin 2019, le CRSH dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)(a) du Règlement. Pour réduire la quantité de demandes et y répondre plus rapidement, avec l’autorisation de la demandeuse ou du demandeur, le CRSH sépare parfois les demandes portant sur de nombreux sujets (p. ex. des notes de breffage, etc.) et renonce aux frais supplémentaires pour ces types de demandes.

Initiation et formation

Tout au long de l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.

L’équipe de l’AIPRP a fourni de la formation et des conseils selon les besoins à des membres du personnel sur les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les grandes notions et définitions, les procédures du CRSH pour traiter les demandes concernant les demandes de renseignements personnels officielles et non officielles et les responsabilités du personnel par rapport à la Loi. Deux formations officielles sur l’AIPRP ont été offertes en 2023-2024.

Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à l’accès à l’information

Aucune politique ou directive, nouvelle ou révisée, concernant l’accès à l’information n’a été officiellement mise en application au cours du dernier exercice. Depuis mars 2020, le traitement des demandes et les procédures relatives à l’AIPRP ont été entièrement numériques. Auparavant, les processus tels que la soumission de documents par les bureaux de première responsabilité et les communications et les communiqués de documents aux demandeuses et demandeurs étaient souvent sur papier.

En 2023-2024, le bureau de l’AIPRP a continué à traiter les demandes en utilisant l’outil de gestion en ligne de l’AIPRP.

Le personnel du bureau de l’AIPRP du CRSH a poursuivi sa collaboration avec le personnel de la Direction des programmes de recherche à la rédaction de textes concernant l’accès à l’information dans de nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint.

Plaintes au Commissariat à l’information du Canada

Une plainte concernant les demandes présentées au CRSH a été déposée auprès du Commissariat à l’information du Canada au cours de l’exercice 2023-2024; elle portait sur des exemptions. Le CRSH a divulgué des renseignements supplémentaires, et la plainte a été fermée suivant la publication d’un compte rendu final, conformément au paragraphe 37(2). Une enquête sur des exemptions remontant à 2019-2020 était toujours en cours à la fin de l’exercice.

En 2023-2024, une plainte de 2021-2022 a été fermée suivant la publication du compte rendu final prévu au paragraphe 37(2), après que le CRSH a divulgué des renseignements supplémentaires sur ordonnance de la commissaire à l’information.

Le CRSH n’a reçu aucune contestation devant les tribunaux liée à l’accès à l’information au cours de la période visée par le présent rapport.

Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune vérification liée à l’administration des lois de l’AIPRP au cours de la période visée par le présent rapport.

Surveillance des délais de traitement

La personne à la direction générale de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels a été tenu régulièrement au courant (chaque semaine habituellement) par la ou le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, des questions concernant les demandes, notamment les délais de traitement, les consultations menées et toutes les prorogations nécessaires.

Le CRSH continue de collaborer avec d’autres organismes gouvernementaux et des établissements d’enseignement supérieur afin d’améliorer l’accès à l’information et son partage, notamment par des accords de recherche ou de demandes informelles d’accès à l’information.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

Le CRSH est une institution gouvernementale figurant à l’annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques aux fins de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information.

À ce titre, le CRSH est soumis aux exigences de publication proactive figurant au tableau suivant.

Le CRSH publie les informations requises pour les exigences de publication proactive sur ouvert.canada.ca et sur le site Web du CRSH dans la section Transparence. Les divisions responsables au sein du CRSH ont mis en place des processus visant à assurer une publication en temps opportun, y compris la mise à jour mensuelle des rapports et des rappels trimestriels.

En 2023-2024, le CRSH a publié, dans les délais prescrits par la Loi, la totalité des documents devant être publiés de manière proactive au cours de la période visée par le rapport.

Tableau des exigences en matière de publication proactive