Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Du 1^er avril 2023 au 31 mars 2024

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Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est l’organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont présentés au Parlement conformément au même article de la Loi.

Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au CRSH, la ou le gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et Opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à l’administration de cette loi pour satisfaire aux diverses exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada se rapportant à la Loi. Cette personne est appuyée par deux analystes des politiques, une agente ou un agent de l’AIPRP et deux expertes-conseils ou experts-conseils selon les besoins. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et sa ou son gestionnaire relève de la personne chargée de la direction générale de cette division.

Le CRSH n’avait aucun accord de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2023-2024.

Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont gérées par le bureau de l’AIPRP. D’autres divisions du CRSH peuvent répondre à d’autres demandes d’information non officielles, selon la situation. Le bureau de l’AIPRP détient les dossiers complets de l’ensemble des demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues au cours des deux dernières années.

Dans le cadre des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CRSH doit s’assurer que l’on remet aux candidates et candidats, aux examinatrices et examinateurs externes, aux répondantes et répondants, aux membres des comités d’évaluation du mérite du CRSH et aux observatrices et observateurs des avis écrits les informant des droits et des responsabilités qui sont les leurs en vertu de la Loi, ainsi que de la manière dont les renseignements auxquels elles et ils ont accès ou qu’elles et ils fournissent sont traités et protégés conformément à la Loi. Ces avis figurent dans les guides des programmes, dans les systèmes électroniques de présentation des demandes et de gestion des subventions du CRSH, dans le Guide des membres de comité de sélection du CRSH, et dans d’autres documents pertinents fournis au cours du processus de présentation et d’examen des demandes. De l’information se rapportant à la protection et à la divulgation des renseignements personnels concernant les subventions et les bourses se trouve également dans le site Web du CRSH.

En 2023-2024, le bureau de l’AIPRP du CRSH a poursuivi la mise à jour de son infrastructure de gestion des renseignements personnels, notamment en rédigeant, en diffusant et en approuvant la Politique du CRSH sur la transparence et les décisions entourant la gestion des données de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion (l’EDI). Cette politique définit les exigences et attentes officielles de l’organisme en matière de collecte, d’utilisation, de conservation et de divulgation des données de déclaration volontaire sur l’EDI.

De plus, les membres des comités d’évaluation du mérite, les examinatrices et examinateurs externes et les observatrices et observateurs sont informés des obligations qui sont les leurs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont tenus de signer un accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour garantir que les documents fournis et utilisés tout au long du processus d’évaluation du mérite demeurent, en tout temps, strictement confidentiels.

Quand cela est jugé nécessaire, la présidente ou le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente régulièrement des rapports à la personne chargée de la direction générale de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels, laquelle tient la personne à la vice-présidence des Affaires générales au courant. Cette dernière présente l’information à la présidente ou au président, au besoin.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou de plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, une conseillère ou un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l’experte-conseil ou l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.

Arrêté de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’arrêté de délégation de pouvoirs actuel a été approuvé le 13 avril 2022. L’arrêté confère aux titulaires des postes suivants tous les pouvoirs et fonctions confiés à la personne responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ces titulaires de poste se rapportent au CRSH :

• Vice-présidence, Affaires générales
• Direction générale, Stratégie et rendement organisationnels
• Direction, Opérations organisationnelles
• Gestion, AIPRP et Opérations organisationnelles
• Analyse des politiques, AIPRP, Opérations organisationnelles

Les exceptions sont les alinéas 8 (2)(e) et 8 (2)(m), lesquels sont réservés à la présidence du CRSH et à la vice-présidence des Affaires générales.

Rapport statistique de l’exercice financier 2023-2024

Le CRSH a reçu 11 demandes officielles au cours de la période visée par le présent rapport; deux de plus qu’à l’exercice précédent.

Le CRSH a fermé 11 demandes au cours de la période visée par le présent rapport. Deux demandes présentées en 2023-2024 ont été reportées à l’année financière 2024-2025 pour être fermées au cours de cet exercice. Au 31 mars 2024, deux demandes demeuraient actives; toutes deux ont été reçues au cours de l’exercice 2023-2024 et respectent les délais fixés par la Loi, y compris les prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les deux demandes ont fait l’objet d’une prorogation en vue de consultations.

Le bureau de l’AIPRP a traité deux demandes d’accès à des renseignements personnels non officielles au cours de l’exercice.

Des 11 demandes complétées au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH s’est chargé de deux dans un délai de 1 à 15 jours, de quatre dans un délai de 16 à 30 jours et de cinq dans un délai de 31 à 60 jours. Cette année, 100 p. 100 des demandes ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi, y compris les prorogations autorisées en vertu de la Loi. La plupart des demandes avaient trait aux demandes de subvention et de bourse d’étudiantes et étudiants, ce qui exigeait une consultation avec les établissements des répondantes et répondants et donc une prorogation autorisée par la Loi au-delà des 30 premiers jours suivant la réception.

Des 11 demandes fermées, 8 comptaient des documents à fournir. Pour deux demandes, aucun document n’a été trouvé et la dernière a été abandonnée; aucune page n’avait été traitée ou divulguée. Concernant les 8 autres demandes, les documents ont été communiqués en entier pour une d’entre elles (13 p. 100) et en partie pour les 7 autres (87 p. 100).

Selon les statistiques, très peu d’exemptions ont été appliquées au cours de l’exercice 2023-2024. Le CRSH a eu recours à l’article 26 pour sept demandes. Les dispositions d’exemption utilisées à plusieurs reprises dans le cadre d’une même demande ne sont signalées qu’une seule fois par demande.

Aucune demande de consultation d’autres établissements ou organismes gouvernementaux n’a été reçue par le CRSH au cours de l’exercice.

Initiation et formation

Tout au long de l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.

L’équipe de l’AIPRP a fourni de la formation et des conseils selon les besoins à des membres du personnel sur les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les grandes notions et définitions, les procédures du CRSH pour traiter les demandes concernant les demandes de renseignements personnels officielles et non officielles et les responsabilités du personnel par rapport à la Loi. Deux formations officielles sur l’AIPRP ont été offertes en 2023-2024. L’équipe de l’AIPRP a également communiqué son cadre de gestion des renseignements personnels et son protocole connexe au sein de l’organisme.

Le CRSH a créé et offert des cours de formation officiels aux membres du personnel qui doivent accéder directement à des renseignements personnels de nature délicate ou qui doivent analyser de tels renseignements. La formation s’inscrit dans le cadre de l’initiative conjointe du CRSH, du CRSNG et des IRSC visant à recueillir des données de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion pour l’ensemble des candidates et candidats, des cocandidates et cocandidats, des collaboratrices et collaborateurs et des membres de comité. De grands progrès ont été réalisés au chapitre de l’automatisation de la formation sur la protection des renseignements personnels en lien avec l’équité, la diversité et l’inclusion, le lancement du cours d’autoformation étant prévu en 2024-2025.

Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à la protection des renseignements personnels

En 2023-2024, le CRSH a rédigé et diffusé une nouvelle politique sur la transparence et les décisions entourant la gestion des données de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion.

Depuis mars 2020, le traitement des demandes et les procédures relatives à l’AIPRP ont été entièrement numériques. Auparavant, les processus tels que la soumission de documents par les bureaux de première responsabilité et les communications et les communiqués de documents aux demandeuses et demandeurs étaient souvent sur papier.

En 2023-2024, le bureau de l’AIPRP a continué à traiter les demandes en utilisant l’outil de gestion en ligne de l’AIPRP. Le personnel du bureau de l’AIPRP du CRSH a collaboré avec le personnel de la Direction des programmes de recherche à la rédaction et à l’amélioration de textes concernant la protection des renseignements personnels dans de nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint. Le personnel de l’AIPRP du CRSH a également contribué à l’élaboration et à la révision des déclarations de confidentialité pour les initiatives impliquant des renseignements personnels.

En 2023-2024, le CRSH a continué à travailler avec des membres du personnel de tout l’organisme sur la mise en œuvre du cadre de gestion des renseignements personnels et sur l’élaboration des protocoles connexes pour l’utilisation, à des fins non administratives, des renseignements personnels.

Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n’a été déposée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au cours de l’exercice 2023-2024 relativement à la collecte et à la divulgation de renseignements personnels.

Durant l’exercice, une plainte déposée en 2022-2023 a fait l’objet d’un règlement rapide après des observations du CRSH.

Le CRSH n’a reçu aucune contestation devant les tribunaux liés à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le présent rapport.

Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune vérification liée à l’administration des lois de l’AIPRP au cours de la période visée par le présent rapport.

Surveillance des délais de traitement

La personne à la direction générale de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels a été tenue régulièrement au courant (chaque semaine habituellement) par la ou le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, des questions concernant les demandes, notamment les délais de traitement, les consultations menées et toutes les prorogations nécessaires.

Le CRSH continue d’étudier la possibilité de mettre à la disposition des demandeuses et demandeurs les types de renseignements les plus fréquemment demandés par des moyens informels, le cas échéant.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalée au cours de la période visée par ce rapport et aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée ou au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Division de la vie privée et données responsables).

Rapports d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de l’exercice 2023-2024, le CRSH a fait approuver l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du formulaire de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion utilisé dans toutes ses demandes de subvention et de bourses. L’EFVP a été soumise au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Commissariat à la protection de la vie privée; l’enregistrement du fichier de renseignements personnels modifié est prévu d’ici la fin de l’exercice 2024-2025.

Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH n’a pas procédé, en application de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi, à la communication de renseignements personnels dans des cas où des raisons d’intérêt public en auraient justifié la divulgation ou dans des cas où la personne concernée en aurait tiré un avantage.