Conseils pour gérer un partenariat

Vous êtes directrice, directeur, coordonnatrice ou coordonnateur de projet dans le cadre d’une subvention de partenariat, d’une subvention d’engagement partenarial ou d’une subvention de développement de partenariat? Pour vous aider à gérer votre partenariat financé par le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH), consultez d’abord les services de soutien à la recherche de votre établissement, puis lisez ce qui suit.

Les conseils suivants reprennent ceux donnés par des directrices, des directeurs, des coordonnatrices ou des coordonnateurs de projets précédents qui ont reçu une subvention de partenariat. Ces conseils n’émanent pas directement du CRSH. Ils sont offerts à titre informatif et ne remplacent en rien les conseils et les exigences de votre établissement.

Coordination du projet

• Envisager de retenir les services à temps plein d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de projet d’expérience doté de solides compétences en suivi administratif et financier (p. ex. connaissance des logiciels comptables), qui aidera à gérer le projet. Ainsi, la directrice ou le directeur du projet pourra se concentrer davantage sur la recherche que sur la gestion.
• Dès le départ, donner à la coordonnatrice ou au coordonnateur du projet l’occasion de rencontrer ou d’observer d’autres gestionnaires, coordonnatrices ou coordonnateurs de projets ayant reçu une subvention de partenariat.
• Conserver en un lieu central une documentation détaillée sur les activités du projet, afin que tout soit facilement accessible en permanence. Cette précaution est essentielle en cas de changement de direction, de gestion ou de coordination.

Considérations d’ordre budgétaire

• Prévoir un budget pour la tenue de réunions régulières en personne. Les réunions en personne sont un moyen des plus efficaces de prendre des décisions équitables et transparentes en matière de budgétisation et de gouvernance.
• Prévoir suffisamment d’argent dans le budget pour rémunérer une coordonnatrice ou un coordonnateur de projet à temps plein.
• Assurer le suivi des contributions financières des partenaires tout au long de l’année pour ne rien oublier à la fin de l’année.
• Penser à demander aux personnes cocandidates de fournir une liste de tout ce qu’elles auront fait dans le cadre du projet au cours de l’année écoulée avant de débloquer des fonds annuels. Rédiger des lettres de contrat avec les personnes cocandidates pour les tenir responsables des échéanciers et des objectifs du projet.
• Tenir des registres détaillés des dépenses et établir des prévisions budgétaires annuelles jusqu’à la fin du projet.
• Conserver les fonds du projet à l’établissement ayant reçu la subvention et rembourser les dépenses des organismes partenaires au lieu de leur transmettre des subventions annuelles, ce qui permet de prévenir les problèmes de dépenses excessives ou insuffisantes.
• Trouver un équilibre entre le renforcement des capacités des associées et associés de recherche membres du corps étudiant et les exigences relatives à la gestion des subventions. Il est donc souhaitable d’inclure un budget suffisant pour embaucher des professionnelles et professionnels qui assureront certains services, comme les communications, les médias et la mobilisation des connaissances.

Coordination financière

• Aux fins de planification, créer un compte parallèle (p. ex. dans une feuille de calcul) reprenant les postes budgétaires de la demande, par année, et faire un suivi de toutes les dépenses. Effectuer un décompte mensuel des fonds dépensés.
• Au besoin, créer des subventions secondaires pour les personnes cocandidates dans le cas de certains projets. Ces subventions doivent être assorties d’un calendrier et d’un plan de dépenses clairs.
• Vérifier auprès de votre établissement s’il est possible d’obtenir des cartes de crédit associées au code financier du projet (une au nom de la coordonnatrice ou du coordonnateur du projet et une au nom de la directrice ou du directeur du projet). Il sera ainsi possible d’acheter des fournitures pour le projet sans avoir à faire de petites demandes de remboursement.
• Envisager de réserver tous les vols par l’entremise du fournisseur de l’établissement. Dans certains cas, cela voudra dire que le prix des billets sera directement prélevé à même la subvention plutôt que d’avoir à le rembourser aux membres de l’équipe.
• Se servir des formulaires et des modèles du CRSH comme modèles de suivi des outils utilisés avec les partenaires.
• Envisager de demander à chaque responsable de sous-projet de remplir une version fictive du rapport financier annuel remis au CRSH. Leur demander de fournir des renseignements sur les dépenses effectuées dans chaque catégorie, les contributions en nature reçues et les dépenses prévues au cours de l’année suivante. On disposera ainsi d’un dossier permanent signé par chaque responsable de sous-projet, ce qui évitera d’avoir à remplir plusieurs formulaires au cours de l’année et facilitera la planification.
• Conclure des ententes pluriannuelles couvrant toute la période visée par la subvention et modifier ces ententes au lieu d’en conclure de nouvelles chaque année.

Gouvernance et gestion des partenariats

• Au tout début du projet, rencontrer en personne tous les services de l’établissement d’accueil qui fournissent un soutien à la gestion du projet.
• Dès le début, élaborer des ententes en matière de propriété intellectuelle et conclure une entente avec l’équipe; travailler avec l’établissement d’accueil.
• Demander à chaque membre de l’équipe de rédiger un énoncé d’engagement envers le projet, qui devrait comprendre la façon dont travaillera chaque personne.
• Mettre en rapport les chercheuses et chercheurs avec des partenaires donnés afin d’encourager l’instauration de liens et de réduire la charge de travail de la directrice ou du directeur du projet.
• Veiller à ce qu’il y ait, au sein des établissements, des personnes qui représentent les partenaires et entretiennent d’étroites relations avec le corps professoral ou la direction.
• Établir une stratégie et un calendrier clairs mais souples visant les différentes composantes du partenariat, notamment la recherche, les produits livrables et la stratégie de mobilisation des connaissances.
• Veiller à comprendre les groupes avec qui l’on travaille en partenariat et à ne pas leur imposer de structure. Décider ensemble du type de gouvernance qui fonctionnera le mieux pour le partenariat.
• Dans le cadre de la recherche autochtone, mettre sur pied un comité de gestion du projet respectant la parité entre le corps professoral et les membres autochtones dans tous les domaines de recherche et pour toutes les communautés visées par la subvention.
• Établir un plan de transition dès le début, prévoyant que quelqu’un d’autre prenne la direction à un moment donné. La directrice ou le directeur du projet pourra ainsi participer davantage à titre de chercheuse ou chercheur.

Évaluation du projet et production de rapports

• D’entrée de jeu, faire le point sur les exigences en matière de rapports, y compris pour ce qui est du rapport sur les réalisations – partenariat, et suivre régulièrement les progrès du partenariat afin qu’il soit plus facile de rassembler les données définitives. Inciter les partenaires à remplir ce rapport pour cerner les répercussions de la recherche menée en partenariat dans le domaine des sciences humaines.
• Tenir en permanence une liste d’activités, d’extrants et de contributions des partenaires pour être certain qu’on est sur la bonne voie en ce qui concerne les produits livrables.
• Prendre connaissance sans tarder des données à recueillir pour produire les rapports du CRSH et d’autres rapports en lien avec la recherche et les fonds de contrepartie. Élaborer des outils de suivi.
• Participer aux webinaires du CRSH, qui informent les nouvelles directrices et nouveaux directeurs de projet des exigences supplémentaires en matière de rapports et de l’examen de mi-parcours des projets de partenariat.
• Afin d’encourager les membres de l’équipe et les partenaires à rendre compte de ce qu’elles et ils font, envoyer une liste des réalisations connues et demander aux membres de l’équipe et aux partenaires de signaler ce qui manque.

Communications internes

• Maintenir le contact avec les membres de l’équipe et les organismes partenaires et veiller à les informer et à les garder mobilisés grâce à des réunions, à des mises à jour sur les projets et à d’autres stratégies de communication (p. ex. section réservée aux membres sur un site Web, page Facebook ou infolettre).
• Profiter des réunions d’équipe annuelles pour tenir des ateliers sur les initiatives à venir et sonder les partenaires à la fin de chaque réunion pour déterminer quelle sera leur contribution à chacun des produits livrables de l’année suivante.
• Sonder les partenaires sur leurs modes de communication de prédilection et essayer d’établir un système uniformisé, comme le courriel ou une plateforme de messagerie instantanée (p. ex. Slack). Être prêt à apporter des changements en cours de route et à s’adapter à certains membres de l’équipe, au besoin.  
• Éviter d’envoyer trop d’information en même temps aux partenaires. Faire preuve de concision et de respect.

Collaboration avec des partenaires multisectoriels

• Structurer la recherche afin que les partenaires qui désirent être plus actifs puissent faire de la recherche directement, travailler avec les étudiantes et étudiants des cycles supérieurs et avoir accès à des fonds de recherche.
• Être prêt à adapter la démarche de recherche pour répondre aux besoins des partenaires de l’industrie. Au besoin, rencontrer les partenaires et revoir la stratégie avec les chercheuses et chercheurs.
• Être conscient du temps que les partenaires communautaires investissent dans le projet. Les aider à s’immerger pleinement dans le travail de partenariat tout en leur fournissant autant que faire se peut les ressources nécessaires (temps, personnel, accès aux installations du campus).
• Protéger les partenaires gouvernementaux. Il est important de faire savoir au réseau de recherche que ces partenaires, représentantes et représentants gouvernementaux sont là pour contribuer à la recherche et qu’elles et ils ne font pas uniquement office de canal pour réaliser un changement de politique.
• Pour le partenariat, faire appel à des équipes de chercheuses et chercheurs et de gestionnaires dont l’âge et le degré d’expérience varient. Il sera ainsi possible d’offrir des occasions d’apprentissage intergénérationnel dans les universités et les communautés.

Mobilisation des connaissances

• Savoir quels styles de publication intéressent les partenaires. Les partenaires des secteurs non universitaires préfèrent probablement des documents d’orientation et des résumés en langue claire aux publications universitaires traditionnelles.
• Adapter les produits de mobilisation des connaissances aux différents auditoires visés et travailler avec les partenaires pour s’assurer que ces produits leur sont utiles.
• Envisager de retenir les services d’une rédactrice professionnelle ou d’un rédacteur professionnel pour saisir dans une langue simple des renseignements clés sur des projets donnés, que de multiples auditoires, y compris ceux des secteurs non universitaires, pourront utiliser.
• Établir des liens ou des partenariats avec d’autres organismes qui s’occupent de l’application des connaissances

Établir des liens pour la coordination du projet

• Connaître les services de soutien à la recherche qui existent et communiquer avec le personnel de l’établissement qui travaille en finances et en éthique. Ces personnes vous aideront à vous orienter parmi les règles, les règlements et les processus (p. ex. les subventions secondaires et les autorisations sur le plan éthique).
• Communiquer avec l’agente ou l’agent de programme du CRSH.
• Profiter de l’occasion pour rencontrer ou observer d’autres coordonnatrices et coordonnateurs de projet de l’établissement.

Formation et mentorat

• Développer une stratégie de recrutement pour embaucher un groupe diversifié d’étudiantes et étudiants – du premier cycle au niveau postdoctoral – au sein et en dehors de l’établissement, qui peuvent apporter des perspectives différentes au projet. Veiller à ce que le plan de recrutement comprenne une stratégie en matière d’équité, de diversité et d’inclusion.
• Offrir aux étudiantes et étudiants et aux chercheuses et chercheurs de niveau postdoctoral la possibilité de publier ou de copublier dans des revues universitaires et de présenter leurs recherches dans le cadre de congrès, de conférences et d’ateliers.
• Aider les étudiantes et étudiants et les chercheuses et chercheurs de niveau postdoctoral à établir des réseaux avec des universitaires et des personnes représentant les organismes partenaires en dehors du milieu universitaire.
• Offrir des possibilités de formation professionnelle, telles que des stages au sein d’organismes partenaires publics, privés et sans but lucratif, et aider les étudiantes et étudiants à nouer des liens avec des employeurs potentiels.
• Offrir aux étudiantes et étudiants des possibilités de mener des recherches à l’étranger et de prendre part à des activités de mobilisation des connaissances à l’extérieur du Canada.
• Intégrer les étudiantes et étudiants et les chercheuses et chercheurs de niveau postdoctoral à la structure de gouvernance du partenariat.
• Jouer un rôle actif, en prenant contact directement avec les responsables de la supervision et les étudiantes et étudiants pour assurer un mentorat de qualité aux étudiantes et étudiants et aux chercheuses et chercheurs de niveau postdoctoral qui participent au projet.
• Créer un espace de communication en ligne pour les étudiantes et étudiants et offrir des possibilités de rencontre et d’échange d’idées en personne avec l’équipe du partenariat.
• Tirer profit de fonds supplémentaires pour les étudiantes et étudiants et de possibilités de stage, comme ceux offerts par Mitacs, un organisme canadien à but non lucratif qui propose des programmes de recherche et de formation.

Des questions?

Consultez la foire aux questions concernant les occasions de financement de partenariats ou communiquez avec votre agente ou agent de programme du CRSH à l’adresse appropriée :

• Subventions d’engagement partenarial : subventiondengagementpartenarial@sshrc-crsh.gc.ca
• Subventions de développement de partenariat : developpementdepartenariat@sshrc-crsh.gc.ca
• Subventions de partenariat : subventionsdepartenariat@sshrc-crsh.gc.ca