Formulaire de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion – Sommaire d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (2023)
Aperçu et amorce d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Institution fédérale
Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH)
Fonctionnaire responsable de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Valérie La Traverse
Vice-présidente
Direction des affaires générales
Responsable de l’institution fédérale ou personne déléguée aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Miranda Gouchie
Coordonnatrice de l’AIPRP
Direction des affaires générales
Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale
Collecte de données sur l’équité, la diversité et l’inclusion et sur la déclaration volontaire
Description de la catégorie de documents associés au programme ou à l’activité
Catégorie de documents : CRSH BOU 220, CRSH BEV 220, CRSH BBB 220, CRSH BCR 220, CRSH SAV 010, CRSH REC 090, CRSH GER 010, CRSH MBC 010, CRSH BOU 241, CRSH BOU 030, CRSH RCE 010, CRSH CEC 010
Fichier de renseignements personnels relatifs à la gestion des subventions et des bourses : CRSH PPU 055
Autorisation légale pour le programme ou l’activité
Alinéa 4(1)a) de la Loi sur le Conseil de recherches en sciences humaines
Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications
Aperçu du programme ou de l’activité
Le CRSH est un organisme fédéral de financement de la recherche, créé en 1977 en vertu de la Loi sur le Conseil de recherches en sciences humaines. Il fait partie du portefeuille d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada et rend compte au Parlement par l’intermédiaire du ministre de l’Innovation, des Sciences et de l’Industrie.
Grâce à son Programme de formation en recherche et de perfectionnement des compétences, à son Programme de recherche axée sur la connaissance et à son Programme de partenariats de recherche ainsi qu’à ses partenariats et à ses collaborations, le CRSH appuie stratégiquement des initiatives de calibre mondial qui témoignent de son engagement à assurer un meilleur avenir pour le Canada et le reste du monde. Le CRSH s’engage à faire progresser l’excellence de la recherche en déployant des efforts continus, y compris l’équité, la diversité et l’inclusion dans l’entreprise de recherche : « il est essentiel d’atteindre l’équité, la diversité et l’inclusion dans le milieu canadien de la recherche afin de continuer à produire des travaux caractérisés par l’excellence, l’innovation et l’impact, qui font progresser les connaissances et qui relèvent des défis nationaux et mondiaux. »
« Afin d’améliorer l’accès à l’aide à la recherche pour les groupes sous-représentés et défavorisés, le CRSH doit disposer de données précises sur les personnes qui participent à ses programmes et qui reçoivent son financement. Le CRSH, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et les Instituts de recherche en santé du Canada utilisent un formulaire harmonisé pour recueillir des renseignements sur la déclaration volontaire des personnes qui participent à leurs occasions de financement. Le CRSH recueille des renseignements de déclaration volontaire des candidates et candidats, cocandidates et cocandidats, collaboratrices et collaborateurs et membres des comités d’évaluation du mérite. Cette collecte de données lui permet de surveiller le rendement de ses programmes en matière d’équité et, au besoin, de concevoir des mesures permettant d’améliorer l’équité, la diversité et l’inclusion. Les organismes examinent et révisent régulièrement le questionnaire pour s’assurer qu’il reflète les nouvelles normes. »
On invite le CRSH à examiner et à mettre à jour tous les fichiers de renseignements personnels relatifs à la gestion des subventions et des bourses susceptibles d’être touchés par les pratiques de collecte des données relatives à la déclaration volontaire en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, y compris les recommandations fournies dans la section relative à l’évaluation.
Détermination et classement du risque
A) Type de programme ou d’activité : Administration de programmes/activités et services
Niveau de risque pour la vie privée : 2
Détails : Le CRSH est un organisme fédéral de financement de la recherche, créé en 1977 en vertu de la Loi sur le Conseil de recherches en sciences humaines. Il fait partie du portefeuille d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada et rend compte au Parlement par l’intermédiaire du ministre de l’Innovation, des Sciences et de l’Industrie.
Le rôle du CRSH est :
- d’encourager et d’appuyer la recherche et la formation en recherche en sciences humaines au niveau postsecondaire;
- de conseiller le ministre sur les dossiers qui touchent à la recherche en sciences humaines.
Au moyen de subventions, de bourses d’études et de bourses de recherche, le CRSH aide les chercheuses et chercheurs du Canada à faire ce qu’elles et ils font de mieux : former la prochaine génération de penseuses et penseurs et de personnes talentueuses et créatives; approfondir les connaissances sur les peuples, les cultures et les sociétés; susciter des innovations pour relever les défis d’aujourd’hui et de demain.
Dans le cadre de leur engagement, les membres des trois organismes de financement intègrent les considérations liées à l’équité, à la diversité et à l’inclusion dans leurs politiques, leurs processus, leurs indicateurs d’excellence et leurs critères d’évaluation. Depuis son lancement en 2018, le fonds Nouvelles frontières en recherche a formellement intégré en tant que meilleure pratique les exigences en matière d’équité, de diversité et d’inclusion dans sa conception.
Dans le cadre du Plan d’action des trois organismes pour l’équité, la diversité et l’inclusion soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Comité de coordination de la recherche au Canada, le CRSH s’est engagé à établir des normes de communication des données afin de pouvoir suivre, surveiller et éclairer les décisions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion au sein de la communauté des chercheuses et chercheurs.
Ainsi, le CRSH a commencé en 2018 à recueillir des renseignements de déclaration volontaire sur la participation des groupes sous-représentés à ses programmes. Les groupes sous-représentés comprennent, entre autres, les femmes, les peuples autochtones (Premières Nations, Inuit et Métis), les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles ou raciales et les membres des communautés 2ELGBTQI+.
Les évaluatrices et évaluateurs du mérite du CRSH (membres de comités, évaluatrices et évaluateurs externes et membres de groupes de spécialistes) sont des bénévoles de même que des candidates et candidats potentiels à des subventions de recherche et à des bourses du CRSH ou d’autres organismes (Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada [CRSNG], Instituts de recherche en santé du Canada [IRSC]).
B) Type de renseignements personnels et contexte : Numéro d’assurance sociale, renseignements médicaux, financier ou autres renseignements personnels sensibles, ou contexte sensible entourant les renseignements personnels. Les renseignements personnels concernant des personnes mineures ou des personnes inaptes, ou touchant une représentante ou un représentant agissant au nom de la personne; et les renseignements personnels sensibles, y compris les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, les échantillons corporels ou le contexte entourant les renseignements personnels est particulièrement sensible.
Niveau de risque pour la vie privée : 4
Détails : Nom de la personne; date de naissance; coordonnées; numéro d’assurance sociale (le cas échéant); identité de genre; orientation sexuelle; identité autochtone; minorité visible; type de groupe de population; personne en situation de handicap; langue parlée; langue apprise.
C) Partenaires du programme ou de l’activité et participation du secteur privé : Au sein de l’institution (entre un ou plusieurs programmes dans la même institution); avec d’autres institutions fédérales; avec d’autres ou une combinaison d’administrations fédérales, provinciales ou municipales; des organismes du secteur privé, des organismes internationaux ou des gouvernements étrangers.
Niveau de risque pour la vie privée : 4
Détails : Le CRSH soutient l’excellence de la recherche et les idées novatrices émanant d’une communauté de recherche composée de membres à temps plein du corps professoral universitaire, d’étudiantes et étudiants des cycles supérieurs et de chercheuses et chercheurs de niveau postdoctoral, ainsi que de membres du corps professoral collégial représentant les chercheuses et chercheurs de niveau postsecondaire du Canada. Au moyen de subventions, de bourses d’études et de bourses de recherche, le CRSH aide les chercheuses et chercheurs du Canada à faire ce qu’elles et ils font de mieux.
Le CRSH supervise également la mise en œuvre d’un certain nombre de grands programmes qui soutiennent la recherche interdisciplinaire et renforcent l’environnement de recherche dans son ensemble. Par l’intermédiaire du Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements, le CRSH administre ces programmes au nom des trois organismes fédéraux de financement de la recherche, à savoir les IRSC, le CRSNG et lui-même.
Le CRSH travaille avec des établissements universitaires de tout le Canada, y compris certains établissements internationaux. En outre, le CRSH collabore et travaille avec des organisations indépendantes, des partenaires commerciaux, des groupes communautaires, des partenaires gouvernementaux, des organisations non gouvernementales et des partenaires internationaux dans le cadre de divers programmes liés aux sciences sociales.
D) Durée du programme ou de l’activité : Long terme
Niveau de risque pour la vie privée : 3
E) Population du programme : Le programme concerne toutes les personnes à des fins administratives externes.
Niveau de risque pour la vie privée : 4
F) Technologie et vie privée
- L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comprend-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, d’un logiciel ou d’un programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l’activité quant à la création, à la collecte ou à la manipulation de renseignements personnels?
Risque pour la vie privée : Non
- 2. L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) exige-t-il une modification des anciens systèmes et services de technologie de l’information?
Risque pour la vie privée : Oui
- 3. Le programme ou l’activité nouveau ou modifié comprend-il la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes?
3.1 Méthodes d’identification améliorées
Risque pour la vie privée : Oui
Détails : Les candidates et candidats et les participantes et participants sont tenus de fournir des renseignements personnels dans un tableau détaillé pour chaque élément et d’indiquer leur race, leur orientation sexuelle, leur identité de genre, les langues parlées et apprises, ainsi que leurs handicaps.
Pour les demandes de financement de projets, les candidates et candidats doivent fournir des renseignements personnels supplémentaires qui seront recoupés avec d’autres systèmes contenant l’expérience professionnelle de la personne, son affiliation à un établissement universitaire, sa formation, ses diplômes, ses publications, ses propriétés intellectuelles et ses droits d’autrice ou auteur, ainsi que ses activités professionnelles.
Le CRSH a stocké les renseignements personnels de la personne dans plusieurs systèmes d’entreprise en vue de leur utilisation et de leur divulgation.
3.2 Utilisation de la surveillance
Risque pour la vie privée : Non
3.3 Utilisation de techniques automatisées d’analyse des renseignements personnels, de mise en correspondance des renseignements personnels et de découverte de connaissances
Risque pour la vie privée : Oui
Détails : L’équipe des renseignements d’affaires crée des objets de rapport et des modèles de rapport pour les utilisatrices et utilisateurs (programmes). L’accès des utilisatrices et utilisateurs (dans divers programmes) est défini par la personne qui supervise l’effectif pour tous les accès, à l’exception de l’équité, de la diversité et de l’inclusion. Si l’accès à l’équité, à la diversité et à l’inclusion est nécessaire, l’utilisatrice ou l’utilisateur devra obtenir l’approbation de la direction et remplir le formulaire qui précise le système de renseignements d’affaires auquel il faut accéder pour les données relatives à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. L’utilisatrice ou l’utilisateur sera invité à suivre une formation sur la confidentialité dans le cadre de l’équité, de la diversité et de l’inclusion avant de pouvoir accéder aux données.
L’équipe chargée des données du CRSH utilise Business Objects pour créer des rapports à partir de données relatives à l’équité, à la diversité et à l’inclusion.
Les rapports relatifs à l’équité, à la diversité et à l’inclusion sont préparés par les programmes sur la base des rapports produits par l’équipe chargée des données.
Il n’y a pas d’audit interne connu, programmé ou non, des systèmes ou des données. Les données sont recueillies chaque année par les programmes dans le cadre de la procédure de demandes aux différents concours.
Les données relatives à l’équité, à la diversité et à l’inclusion recueillies à partir des questions de déclaration volontaire sont utilisées pour produire des renseignements d’affaires et des couplages de données dans le but de soutenir la prise de décisions équitables en matière de financement et de nomination, ainsi que la nomination des membres de comité.
G) Transmission de renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés dans un système fermé; les renseignements personnels sont utilisés dans un système connecté à au moins un autre système; les renseignements personnels sont transférés sur un appareil portable ou imprimés; les renseignements personnels sont transmis au moyen de technologies sans fil.
Niveau de risque pour la vie privée : 4
H) Risque potentiel qu’en cas d’atteinte à la vie privé, il y ait une incidence sur la personne, l’employée ou l’employé
Désagrément; atteinte à la réputation, embarras; préjudice financier; préjudice physique
Niveau de risque pour la vie privée : 4